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Fornecedores: 9 dicas para ter uma ótima relação com esses profissionais

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Fornecedores: 9 dicas para ter uma ótima relação com esses profissionais
Este texto te ajudou?

Satisfeito com seus atuais fornecedores? Ou pensando em trocar?

Essa é uma análise importante, que não pode ser negligenciada.

Ainda mais se você é ou pensa em ser um franqueador.

Você talvez se surpreenderia sobre o quanto seus resultados podem depender dessa parceria.

Oferecer produtos ou serviços de modo competitivo é praticamente impossível quando não se conta com o trabalho de bons fornecedores.

Afinal, eles são parte responsável pelo funcionamento do negócio.

Não há dúvidas de que você deseja o sucesso de seu empreendimento, certo?

Então, talvez esteja na hora de repensar essa relação.

Este artigo vai ajudá-lo na reflexão sobre a importância dos fornecedores.

Mas quero ir além e, por isso, vou trazer dicas realmente práticas para você qualificar o relacionamento com eles.


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para o crescimento do seu negócio?

A análise de fornecedores é uma etapa tão relevante quanto descobrir como encontrar fornecedores qualificados.

Está pronto para dar esse passo?

Boa leitura!

Por que fornecedores são parceiros da sua empresa

Em um mundo cada vez mais competitivo, o empreendedor precisa estar atento.

Não se pode dar ao luxo de perder nenhuma oportunidade de potencializar a organização dos processos.

Também precisa buscar formas de, se destacar em relação aos concorrentes, oferecendo vantagens para os clientes.

E, é claro, deve ter como foco expandir o número daqueles que buscam por seus produtos ou serviços.

A questão, muitas vezes, é como alcançar essa condição?

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Os fornecedores contribuem para que sua empresa tenha condições de competição de mercado.

Os fornecedores são peça-chave para que você realize isso.

O bom relacionamento com eles faz com que você tenha mais segurança no gerenciamento de seu estoque, não é verdade?

Mas não é apenas isso, pois você depende de fornecedores para o estabelecimento de prazos de entrega para clientes.

E essa é uma condição que pode tanto solidificar quanto prejudicar a sua credibilidade.

Além disso, para oferecer os melhores preços aos clientes, você precisa ter acesso às melhores opções de compra.

Se não for assim, sua margem de lucro certamente acabará afetada.

Mas como chegar à solução considerada ideal se não tem nos fornecedores verdadeiros parceiros?

Lembre-se: são eles que podem oferecer vantagens nas compras que você realiza, o que resulta no repasse de preços mais atrativos para os clientes.

Afinal, não é possível vender bem quando não se compra bem.

Lembre-se também do leque de contatos que os fornecedores conquistam em razão de seu trabalho.

Desse modo, além de gerenciamento eficiente e bons preços, os fornecedores podem ser responsáveis por atrair mais clientes para o seu negócio.

Não subestime o velho boca a boca e haja de modo que o produto que vende ou serviço que oferece seja uma indicação do fornecedor por onde ele passa.

Coloque-se no lugar dele e diga: você indicaria alguém de quem não gosta muito?

Tenha Fornecedores (No Plural Mesmo)

Sem fornecedores, dependendo da sua atividade exercida, a operação na sua empresa simplesmente não acontece.

E isso apenas pelo fato de eles fazerem parte do seu dia a dia.

Obviamente, quanto melhor for o relacionamento com tais empresas, mais ganhos você terá.

Mais à frente, vou destacar a importância de cultivar tais vínculos.

No entanto, você precisa ter consciência do quanto a sua empresa está na mão de fornecedores.

E é por isso que não pode depender de apenas um.

Se isso ocorrer, não importa qual seja o grau de relacionamento, você está sujeito a ter sérios problemas se o parceiro enfrentar um imprevisto qualquer.

Imagine uma situação na qual aquilo que compra chega até a sua empresa em qualidade ruim, quantidade errada, com defeito, com atraso, ou nem chega.

O que vai fazer se conta com apenas um fornecedor?

Perceba aí como essa figura é importante e também como é essencial ter critérios bem claros na seleção de fornecedores, montando um verdadeiro time de suporte para o seu negócio.

O que considerar na escolha do fornecedor

Muito antes de pensar em como estabelecer um diálogo aberto e eficiente com seus fornecedores, é necessário ter critérios claros para selecioná-los.

A não ser que seu mercado seja atendido por pouquíssimas empresas, o futuro dessa relação está nas suas mãos.

Ou seja, é na hora da escolha do fornecedor que você já decide o tipo de empresa à qual deseja se juntar para essa parceria.

Para evitar fornecedores pouco dispostos, considere as seguintes dicas.

Conheça minuciosamente os processos

Sim, estou falando de planilhas.

Planilhas sobre tudo: entrada, saída, períodos de pico.

É preciso saber o que comprar, quando comprar e em qual quantidade comprar.

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Faça a escolha certa de fornecedores e fique de olho nas dicas seguintes.

A tecnologia pode ser grande aliada nesse controle.

Então, busque por aplicativos e programas que ofereçam soluções e gerenciem seus diferentes documentos de controle.

Considere as distâncias

Isso nem sempre é possível, mas tente fechar parcerias com empresas que não estejam muito distantes.

A probabilidade de imprevistos na hora da entrega diminui e os valores de frete também.

Aliás, sobre custos, vale fazer mais um alerta.

Os valores dos tributos também variam de acordo com a origem de seu fornecedor.

Evite se guiar pelos preços mais baixos

A tendência natural das empresas menores é buscar o melhor custo-benefício, o que nesse contexto quase sempre significa optar pelo mais barato.

No entanto, jamais se esqueça de que você é lembrado pela qualidade do que oferece e pelos prazos que se propõe a cumprir.

Então, busque equilibrar boas condições de compra e excelência no que se propõe a oferecer.

Dica extra: elimine todas as cotações que destoam muito dos preços de mercado, tanto para cima quanto para baixo.

Fique de olhos nos prazos

Você conhece a sensação de não cumprir um prazo ou deixar de atender a um cliente por conta de desfalques no estoque, não é?

E ficar com estoque excedente, também já aconteceu com você, certo?

Para evitar isso, é preciso, além conhecer as engrenagens internas da empresa e o volume típico das demandas, certificar-se sobre as características de entrega do fornecedor.

Você precisa estar ciente quanto a prazos, condições de armazenamento e dificuldades de locomoção.

Não faz sentido contratar alguém que não se encaixa nas suas necessidades.

Verifique as condições de pagamento

Na hora de contratar um fornecedor, lembre-se de que você é o cliente.

Não parece justo, por exemplo, ter de pagar pela totalidade do produto antes de recebê-lo, concorda?

Caso precise, deixe a possibilidade de parcelamentos e aumento de prazos já acordada.

Afinal, de que adianta um fornecedor maravilhoso, mas que não se encaixa nas suas possibilidades de pagamento?

O que é a gestão de relacionamento com fornecedores?

Gestão de relacionamento com fornecedores é um conceito que vem do inglês Supplier Relationship Management.

Se refere a estratégias para tornar as interações entre empresa e fornecedores o mais eficientes possível.

Em suma, é dedicar atenção ao leque de fornecedores do mesmo que modo que se faz com os clientes.

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O controle e acompanhamento dos fornecedores é fundamental para uma boa gestão.

E é um processo vantajoso para ambos.

Geralmente, empresas que adotam a gestão de relacionamento com fornecedores fazem uso de sistemas que permitem criar acompanhamento:

  • De nomes de fornecedores
  • De ramo de atividade (o que esse fornecedor entrega para a sua empresa?)
  • De localização (onde fica esse fornecedor?)
  • De importância (de tudo o que você compra, qual porcentagem vem desse fornecedor)
  • De qualidade (qual é a qualidade dos produtos oferecidos? Quais problemas já surgiram? Como eles foram resolvidos?).

Sim, estamos falando mais uma vez sobre planilhas, listas e sistemas de gestão.

Elas te darão um mapa completo das mercadorias que seus fornecedores têm oferecido e da qualidade com a qual eles têm atuado.

Essa é uma informação muito importante.

Ter isso em mãos é o que permitirá a você mostrar propriedade e clareza no momento de se comunicar com eles.

Mas se precisa de mais argumentos para entender a importância do bom relacionamento com seus fornecedores, o próximo tópico não vai deixar dúvidas.

Entenda a importância de manter um bom relacionamento com seus fornecedores

Quando a gestão de relacionamento com os fornecedores é bem feita, a probabilidade de problemas serem resolvidos sem maiores danos é ampliada.

Pense em possíveis imprevistos que podem surgir para a empresa.

Vamos a um exemplo?

Considere o seguinte cenário:

  • O prazo para realização de um trabalho ou entrega de um produto foi reduzido.
  • Houve uma demanda excepcional e inesperada, a qual precisa ser suprida.
  • O mês não foi de acordo com o programado e você precisa que as condições de pagamento sejam reconsideradas.

A solução de todos esses problemas depende da ação dos fornecedores.

Se o seu relacionamento com eles não é bom, o empenho deles para atender sua empresa pode não ser o melhor possível.

Percebe como cultivar uma boa relação com fornecedores pode fazer toda a diferença nos seus resultados?

Em seguida, vou apresentar mais vantagens que você deve considerar para a escolha de seus parceiros.

Vantagens de um bom relacionamento com fornecedores

Se você chegou até aqui, já compreendeu quão fundamental é a atuação dos fornecedores para o sucesso do seu negócio.

Mas quero reforçar alguns aspectos que considero importantes.

Veja só o que o bom relacionamento com fornecedores assegura:

  • Vantagens nas negociações de compra
  • Preços competitivos de venda
  • Opções de pagamento
  • Menos problemas com cumprimento de prazos (chega de ficar sem estoque!)
  • Possibilidade de ganhar clientes com o boca a boca dos fornecedores.

Já se você passou por diversos fornecedores, fica pouco tempo com cada um deles e tem histórico de brigas e desentendimentos, está em má situação.

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Preze por um bom relacionamento e tenha o seu fornecedor como um aspecto influenciador para o sucesso do seu negócio.

Considere a possibilidade de o problema não ser o outro, e sim você.

A engrenagem do seu negócio só funciona em razão dos fornecedores.

Então, não adianta ser uma pessoa de difícil negociação ou tentar levar vantagem sempre.

Para vencer como empreendedor, é preciso ter jogo de cintura, saber a hora de ceder e a hora de atacar.

Sem isso, acabará encontrando resultados diferentes daqueles que gostaria.

Ou seja, perda da capacidade de negociação, preços menos competitivos e restrições de pagamento.

E mais: vai ter gente falando mal de você e do seu negócio por aí.

9 dicas para ter uma relação positiva com os fornecedores do seu negócio

A gestão de relacionamento com fornecedores é fundamental e abre caminho para uma relação verdadeiramente harmoniosa com eles.

Considere estas próximas dicas para transformar em solução o que hoje pode ser um problema.

1. Comunique-se

Regra básica de toda e qualquer relação.

Você e os fornecedores precisam se comunicar, expor as necessidades e exigências do comprador e as possibilidades e vantagens do contratado.

O fornecedor não é capaz de suprir necessidades que não são comunicadas por você, nem de adivinhar o que você espera dele.

Portanto, essa não é a hora de ser introspectivo.

Fale de modo claro e detalhado, sem deixar de lado nenhum detalhe.

E ouça tendo em mente que os dois lados precisam ganhar na parceria que firmaram.

2. Seja sincero e honesto

Por mais que seja aberto um canal de comunicação, desencontros podem ocorrer.

Ficar insatisfeito com os serviços do fornecedor, não comunicá-lo, e ver a situação se repetir, para no final estourar de uma vez só e mandar a bola relação pelos ares.

Melhor evitar isso, concorda?

Não gostou de determinado serviço prestado ou qualidade do produto entregue? Questione.

Não gostou da mudança nos prazos de pagamento? Argumente.

Com educação e consideração pelo outro, quase tudo pode ser dito.

Expor com sinceridade e respeito suas opiniões demonstra que você se importa com o ganho dos dois lados e evita conflitos futuros.

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Diálogos e harmonia são importantes para relações de negócios.

3. Saiba dialogar

Boas relações só podem ser estabelecidas com diálogos, jamais com monólogos.

Então, corte desde já um possível hábito de falar, falar e falar sem ouvir ninguém.

Aliás, o termo diálogo vem do grego e significa fazer circular os significados por meio da palavra, reunir, ligar, e não dividir e separar.

Portanto, o diálogo está ligado não ao debate e à defesa de argumentos, mas ao estabelecimento de elos e relações.

Se você, ao falar com seus fornecedores, sente que desarmonia e mal entendidos se estabelecem, não está havendo diálogo.

4. Foque nas soluções, não nos problemas

Uma vez identificados os problemas que você e os fornecedores estão enfrentando, qual o sentido de ficar expondo-os repetidas vezes, apontando culpados?

Assim, detenha-se nas possibilidades de solução do problema e no papel que você e os fornecedores irão desempenhar para que a estratégia seja bem-sucedida.

Quanto mais tempo você gastar circulando ao redor do problema, mais a solução vai demorar a chegar.

5. Reconheça a importância dos fornecedores

Se a sua empresa depende do trabalho de alguém para abrir as portas, qual é a importância desse contratado?

Gigantesca, certo?

Portanto, os fornecedores são fundamentais para o seu negócio.

Admitir isso pode ser extremamente enriquecedor para a relação de vocês.

Reconheça o trabalho e a relevância do outro tanto quanto você espera ser reconhecido.

6. Não acuse nem se lamente

Lembre-se de como focar no problema só faz perder tempo.

Acusar e culpar os fornecedores segue essa mesma lógica.

Se o fornecedor tem por hábito executar um bom trabalho, estabelecer um diálogo honesto e respeitoso certamente resolverá o problema.

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Defina critérios de qualidade e faça com que o seu fornecedor cumpra todos.

Já se os problemas com determinado fornecedor são corriqueiros e ele não parece disposto a enquadrar-se nas suas expectativas, mude de fornecedor.

7. Defina critérios de qualidade

Seu fornecedor sabe em detalhes o que você espera dele?

Se a resposta for negativa, como suas exigências serão cumpridas?

É claro que não basta traçar critérios. É preciso acompanhá-los rotineiramente para saber se o acordado está sendo cumprido.

8. Compartilhe

Nem só de problemas vive o homem.

Você tem expectativas e esperanças para o seu negócio, não tem?

E trabalha tendo-os em vista, certo?

Então, além de comunicar problemas e insatisfações, informe também aquilo que você espera de bom do futuro e de sua parceria com os fornecedores.

Além disso, compartilhe problemas e necessidades que você possa estar tendo, pois um fornecedor, em razão da experiência, pode até mesmo mostrar caminhos e propor soluções.

9. Mantenha-se informado

Mesmo que você não seja o responsável pelos contratos entre empresa e fornecedores, esteja sempre ciente do que está sendo acordado.

Além disso, verifique se todas as exigências e necessidades da empresa estão no contrato e permanecem sendo cumpridas.

Insatisfeito com o seu fornecedor? O que fazer?

Já levantei acima a possibilidade de trocar de fornecedor.

Afinal, trabalhar para ter uma boa relação com esses profissionais pode ajudar a alcançar os resultados esperados.

Mas quando há insatisfação com o serviço prestado ou com a qualidade daquilo que compra?

Será que é hora de trocar de fornecedor?

Veja a seguir quais situações podem levá-lo a tomar essa decisão.

Acordos não cumpridos

A grande razão para trocar de fornecedor está no não cumprimento dos acordos estabelecidos.

Imprevistos podem acontecer uma ou outra vez? Claro.

Às vezes, é necessário conversar para realinhar expectativas, exigências e o serviço prestado pelo fornecedor.

No entanto, a frequência dos problemas não pode afetar repetidas vezes o trabalho da empresa.

Se o não cumprimento de prazos é constante, por exemplo, e conversar não tem adiantado, é bem provável que a única solução seja romper esse vínculo.

Por isso, o acompanhamento e as planilhas são tão importantes.

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Busque por fornecedores compatíveis com suas demandas e condições.

Opções de pagamento restritas

As questões referentes a pagamentos diferem de empresa para empresa.

Algumas buscam melhores prazos, outras o melhor preço final e há ainda aquelas que dão preferências para as opções de parcelamento.

É preciso, portanto, saber em qual desses perfis sua empresa se encaixa, para assim buscar fornecedores que se enquadrem em suas necessidades.

Se as formas de pagamento oferecidas por determinado fornecedor são uma fonte de preocupação para você, talvez seja o momento de rever essa parceria.

Você não recebe preços diferenciados

Se você compra em períodos regulares ou por atacado, é natural que receba orçamentos especiais.

Se isso não está acontecendo, você pode estar perdendo dinheiro, tanto por pagar mais pelo produto quanto por não conseguir repassar valores competitivos para os clientes.

Lembre-se de que o fornecedor também ganha ao personalizar seu orçamento, pois tem aí a chance de fidelizar você como cliente.

Os canais de atendimento são falhos

Por quais meios você consegue falar com seus fornecedores?

Telefone, e-mail, Skype, chat online, Whatsapp?

E todos esses meios funcionam bem, oferecem retorno ágil?

Caso a resposta seja negativa e você fique na mão sempre que precisa falar com algum de seus fornecedores, algo está errado.

Sobre o horário, busque respeitar o período comercial, a não ser que algo diferente tenha sido acordado entre as partes.

A variedade de produtos é insuficiente

Dependendo do seu ramo de negócio, a variedade de produtos pode ser enorme.

Você pode ter vários fornecedores, mas é preciso equilibrar o número de profissionais com a capacidade de gerenciá-los.

Assim, se determinado fornecedor oferece poucas opções de produtos, existe a possibilidade de compensar as faltas com a contratação de novos fornecedores ou buscar por um que ofereça tudo o que você precisa.

O atendimento está ruim

É bom que o atendimento mude, mas para a melhor.

Se você não tinha problemas com o fornecedor, mas percebe a queda na qualidade do atendimento, busque primeiro conversar e entender o que houve.

Nesse aspecto, considere também a qualidade do atendimento pós-venda.

Caso o diálogo não resolva e a insatisfação continue, busque por outras possibilidades e troque de fornecedor.

E agora, como fazer a troca?

Colocou tudo no papel, pesou os prós e contras e decidiu trocar de fornecedor?

Então, agora é hora de saber como fazer isso sem afetar seus serviços ou estoque.

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Faça um check list e avalie se o seu fornecedor é compatível.

Confira o check list:

  • Determine quais são as falhas do fornecedor que deseja dispensar
  • Reveja também todas as suas exigências e necessidades
  • Pesquise por fornecedores que possam suprir as suas exigências e necessidades
  • Antes de fechar negócio, deixe cada detalhe claro e acordado
  • Faça um período de transição, ou seja, não dispense imediatamente o antigo fornecedor
  • Deixe todos os envolvidos avisados, para que fiquem alerta caso ocorra algum problema
  • Caso tenha períodos de menor demanda, opte por um deles para realizar a troca.

Conclusão

Ter uma ótima relação com os fornecedores demanda trabalho, é claro.

O ponto positivo é que os resultados não demoram a chegar e podem mudar positivamente a dinâmica da sua empresa.

Isso sem considerarmos ainda todo o estresse que você evita com situações desagradáveis no seu dia a dia.

Então, não deixe de investir em seus fornecedores e mantenha a engrenagem do seu negócio funcionando.

A palavra parceria é uma boa forma de encarar esse desafio.

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