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Finanças da empresa: 10 passos importantes para colocar o negócio em ordem

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Finanças da empresa: 10 passos importantes para colocar o negócio em ordem
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As finanças da empresa estão uma bagunça e você não sabe por onde começar a colocar a casa em ordem?

Tenha calma, pois tudo tem solução.

Neste artigo, vou dar diversas dicas e ainda apresentar todos os passos para você administrar seu negócio financeiramente sem complicação ou desespero.

Manter as finanças da empresa em dia é um desafio no meio de tantos afazeres.

Entre as tarefas diárias dos empreendedores, estão o bom atendimento aos clientes, a criação de novos produtos.

Manter a motivação dos funcionários e colocar a mão na massa para fazer o negócio funcionar.

Além de tudo isso, você ainda precisa se organizar para fazer o controle financeiro.

Você já passou por alguma situação parecida com essa?

Com certeza sim, pois essa é a rotina de qualquer empresa.

Mas você tem dificuldade para gerenciar seu negócio porque não sabe exatamente quanto dinheiro entra e quanto dinheiro sai?

Quer organizar suas finanças mas não sabe por onde começar? 
Na conta.MOBI você encontra as ferramentas
necessárias para a gestão do seu negócio!

Além disso, já atrasou o pagamento de alguma conta porque esqueceu o prazo?

Aí, a coisa muda de figura e começa a adquirir contornos de problema.

Muitos empreendedores têm dificuldade de fazer um planejamento financeiro por falta de tempo ou até mesmo de conhecimento.

Mas esse é um item essencial para o sucesso.

Com um controle financeiro empresarial eficaz, você pode verificar quanto recebe e quanto gasta por mês.

Ter uma noção dos gastos ao longo do ano, além de traçar as melhores estratégias para o sucesso da empresa.

Mas como dar conta de tudo isso?

As regras fiscais mudam constantemente, e a contratação de profissionais contábeis para fazer os relatórios da empresa é uma necessidade.

O problema é que o contador muitas vezes é terceirizado e não consegue enviar informações precisas pela falta de convivência.

E também em razão dos dados incompletos que são enviados a ele.

Essa é uma das razões que levam o empresário a enxergar o profissional contábil apenas como um gasto a mais.

E não como um auxiliar na tomada de decisões na empresa.

O contador pode participar com diversas informações gerenciais para ajudar no seu negócio.

Mas, para isso, é preciso entender do que se trata cada relatório e como deve ser feita a gestão.

Só assim as demonstrações contábeis irão mostrar uma realidade melhor.

Nesse texto, vou abordar como separar as finanças empresariais das pessoais.

Falar de cursos de capacitação gratuitos, termos e relatórios que ajudarão muito no controle financeiro.

Continue a leitura e mude a forma de enxergar as finanças da empresa.

O que são as finanças da empresa?

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Como controlar as finanças da empresa? E por que fazer esse controle? Tenha todas as respostas neste artigo.

Muitos empresários têm dificuldade em fazer uma boa gestão financeira empresarial, porque acham que isso se resume às contas a pagar.

Está certo que essa é uma tarefa muito importante, mas é preciso ir além.

Como gasta, no que gasta e de que forma gasta o dinheiro da empresa?

Como vende, como cobra, como recebe e quanto recebe por suas negociações?

Ao responder essas perguntas, você estará tendo uma primeira visão mais aprofundada sobre os dois grandes grupos da gestão das finanças:

as despesas e as receitas.

Não importa qual a atividade econômica da sua empresa, a movimentação financeira é essencialmente a mesma.

O dinheiro entra com o recebimento pelos clientes, e o dinheiro sai pelo pagamento de tudo que faz o negócio funcionar.

Um dos obstáculos é que essa movimentação ocorre em prazos diferentes.

Primeiro vêm as despesas e, tempo depois, as receitas.

Na prática, você investe junto aos fornecedores para adquirir mercadorias para revenda ou insumos para produzir ou prestar serviços e, futuramente, repõe esse valor no caixa.

Dependendo da forma como recebe, esse prazo pode ser extenso.

Como no caso de algumas maquininhas de cartão que só liberam os valores em 31 dias.

É muito tempo para ter o dinheiro de suas vendas, não é mesmo?

E como se organizar para não faltar recursos para novas compras?

O controle rigoroso das finanças da empresa é a resposta.

Se você enfrenta problemas, precisa identificar a origem.

Muitos empresários se enrolam com o controle das contas a pagar e a receber.

E aí, ocorre de eventualmente não haver saldo para quitar as dívidas.

Isso demonstra claramente a ausência ou a desatualização do fluxo de caixa.

Que é um poderoso instrumento para apresentar a efetiva realidade financeira do negócio.

Por que é importante ter o controle dessas finanças?

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Controlar as finanças é ter a garantia de tralhar com números confiáveis e reais que podem possibilitar um planejamento segurando para o futuro do seu negócio.

Falta de organização e informações distorcidas prejudicam as finanças da empresa.

Para ter dados confiáveis, você precisa de disciplina, procedimentos e organização.

O controle financeiro possibilita uma análise mais clara dos produtos e serviços que geram mais lucro.

Quais são mais caros, e se o empreendedor está gastando mais do que deve.

Além de saber de onde vem o dinheiro, para onde ele é destinado e qual é a melhor forma de aplicá-lo.

Para isso, você não pode contar apenas com a sua memória.

É preciso ter pelo menos um controle para entender a saúde financeira da empresa.

Organizar as finanças não é uma perda de tempo.

Sim, você precisa se dedicar às vendas, mas o planejamento financeiro é essencial para o sucesso do negócio.

Se o controle for bem feito, ele ajudará a entender a situação financeira da empresa e a tomar as melhores decisões para o crescimento dela.

Pois você terá uma visão geral das finanças.

Você pode fazer esse controle de várias formas. Vou citar algumas delas:

  • Em cadernos, através da inserção manual de informações
  • Com uma planilha de Excel de controle financeiro para pequenas empresas
  • Através de um sistema de gestão financeira online, de maneira automatizada.

Obviamente, quanto maior a tecnologia, maior a precisão do controle e menor o seu envolvimento com a tarefa.

Mas para começar, lembre que você não precisa ser um especialista, pois esse papel quem ocupa é o seu contador.

Por outro lado, nunca esqueça que é importante ter disciplina, paciência e vontade de aprender e crescer.

Como colocar as finanças da empresa em ordem?

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São 3 passos principais que envolvem a organização das finanças da empresa. Entenda neste tópico o que quer dizer cada uma delas.

Gerenciar as finanças é um processo progressivo, e você pode dividi-lo em três passos principais:

  1. Organização
  2. Gestão do caixa
  3. Avaliação contínua de desempenho.

Vou detalhar cada um deles a partir de agora.

Primeiro passo: combata o caos com organização

Se você precisar se ausentar da empresa, alguém saberá através dos controles adotados quais são as contas e os recebimentos do dia.

Ou vai dizer que você guarda todas as informações apenas na cabeça?

Se algum fornecedor solicitar um comprovante de pagamento, ou se seu cliente pedir para que um boleto seja reencaminhado.

Você terá à mão ou precisará buscar nas movimentações do seu banco?

O primeiro passo para colocar as finanças da empresa em ordem é se organizar.

Registre todos os dados financeiros em um sistema.

Se avaliar como um gasto inviável, use ao menos uma planilha de Excel ou do Google Drive para essa tarefa.

Vale até mesmo recorrer a um caderninho.

O que importa é que qualquer pessoa deve poder acompanhar diariamente o que há para ser pago e quais recebimentos devem ocorrer ao longo do mês.

Quanto mais rigoroso for esse controle, menos suscetível a erros ele estará.

Além disso, siga mais estas dicas para se organizar financeiramente:

  • Faça a conciliação bancária diária para garantir que os pagamentos foram feitos de forma adequada e saber quais clientes já pagaram seus boletos
  • Realize os pagamentos em um horário fixo
  • Salve todos os comprovantes
  • Defina autorizações e pague somente quando o documento estiver assinado
  • Faça reuniões com o financeiro para discutir a performance da empresa
  • Utilize uma ferramenta que permita armazenar os boletos emitidos.

No livro Empreendedorismo: Gestão Financeira Para Micro e Pequenas Empresas (Editora Alta Books), Luis Roberto Antonik aconselha os empresários a construir suas empresas de maneira organizada e com olhos no futuro.

“Planeje os negócios, pense, coloque no papel, discuta com os filhos e com a esposa, não faça nada ‘de cabeça’.

A chance de dar errado diminui muito”, escreve ele.

É uma boa lição para adotar agora mesmo, concorda?

Segundo passo:

Mantenha os olhos nos sinais vitais da empresa. Faça a gestão do caixa.

Você sabe exatamente quanto a empresa tem em caixa nesse momento e sabe quanto terá de saldo até o final do mês?

Ela pode comprar novos equipamentos? À vista ou a prazo?

O responsável pelo financeiro sabe com antecedência essas informações e têm à disposição dados confiáveis?

Para que a sua empresa possa continuar funcionando, você precisa ter dinheiro.

Mas além disso, é necessário saber qual será o saldo financeiro.

Somente a partir dessa projeção é que poderá se programar com os pagamentos e recebimentos – e isso é possível através da gestão do caixa.

Terceiro passo: avalie o desempenho do negócio e busque sempre melhorar

Avaliar a performance do seu negócio no mercado é um passo essencial para qualificar a gestão.

Para isso, crie objetivos e metas financeiras bem definidas e estabeleça prazos.

Dessa forma, você se manterá motivado para atingir o que propôs e tende a se dedicar mais intensamente ao controle financeiro.

Não deixe de avaliar mensalmente como essas metas estão sendo cumpridas e busque novas maneiras de melhorar seu negócio.

Afinal, você deve saber exatamente onde está e onde deseja chegar.

Dessa forma, é possível traçar novos objetivos e identificar o que deve ser feito ao longo do mês e até mesmo do ano.

Entenda as finanças da sua empresa

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Você entende todos os número do seu negócio? Consegue analisar se entre recebidos e pagados, o dinheiro que sobra é lucro?!

Organização, controle, monitoramento, avaliação.

Todas essas ações agora já parecem mais claras, sem restar dúvidas quanto à sua relevância.

Mas você saberia dizer o que todas elas têm em comum?

Vou dar uma pista: é algo que está diretamente relacionado ao seu sucesso à frente do negócio.

Se ainda não captou, não há problema.

Estou falando da necessidade de entender as finanças da sua empresa, ou seja, compreender exatamente como o dinheiro entra e como sai.

O estudo desses fatores é que permite estancar um possível ralo financeiro por onde o dinheiro escorre, promover ajustes e qualificar o desempenho do caixa.

No longo prazo, será a diferença entre sobreviver e crescer.

Analise como ocorrem os seus recebimentos:

  • Quais são os produtos mais vendidos?
  • Qual é o serviço mais solicitado?
  • Os clientes realizam a maioria dos pagamentos à vista ou a prazo?
  • A maioria dos seus clientes prefere boletos ou cartão de crédito?
  • Qual taxa o banco está descontando ao efetivar os recebimentos?
  • Identifique e faça um controle diário dos recebimentos
  • Identifique seus clientes inadimplentes.

Analise como ocorrem os seus pagamentos:

  • Verifique se as parcelas de pagamentos caem na mesma data de recebimentos
  • Negocie melhores condições de pagamento com fornecedores
  • Solicite descontos nos pagamentos à vista
  • Tenha um horário fixo para realizar os pagamentos diariamente
  • Salve os comprovantes em um local específico.

Entender o fluxo de pagamentos e recebimentos pode realmente melhorar a gestão financeira da sua empresa.

10 dicas para administrar as finanças da empresa

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Com estas dicas, você ficará mais familiarizado com o universo das finanças e sentirá muito mais segurança para fazer o controle do seu negócio.

Depois de entender o que são as finanças da empresa, chegou a hora de conhecer quais são as melhores práticas para efetivamente colocar a casa em ordem.

Se você está no vermelho, veja na relação que apresento a seguir uma oportunidade de voltar a respirar e sair da UTI financeira na qual se meteu.

Já se o saldo for azul, nem por isso significa que você está fazendo tudo com perfeição.

Acredite, sempre dá para enxugar mais os gastos e alcançar um maior lucro.

1. Educação financeira

O primeiro passo para fazer o controle financeiro de uma empresa é investir em educação financeira.

Isso não necessariamente significa aplicar muito dinheiro em cursos.

Aqui mesmo no blog, sempre trago conteúdos inéditos com várias dicas para descomplicar a financeira da empresa como um todo.

Então, use essas informações como fonte de conhecimento.

Quer uma boa sugestão?

Comece pesquisando sobre o assunto na internet e comprando livros.

Há vários títulos que todo empreendedor deveria ler.

O consultor financeiro Gustavo Cerbasi tem diversos livros publicados, tanto voltados para a gestão da empresa quanto para as finanças pessoais.

Em 2016, ele lançou um curso chamado Inteligência Financeira, com duração de três meses.

As aulas abordam um passo a passo para conquistar a liberdade financeira e contam com diversas planilhas bastante úteis.

Por sua vez, o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) disponibiliza vários cursos online, inclusive gratuitos, voltados a áreas variadas.

Veja algumas opções de curso de finanças empresariais:

Todos os cursos citados acima são gratuitos, e o único investimento é o seu tempo.

Investir em educação nunca é demais, especialmente considerando o crescimento do seu negócio.

2. Pró-labore

Uma dica muito importante e essencial para o sucesso da empresa é a determinação de um valor fixo de pró-labore.

Mas o que é pró-labore?

É uma das formas de remuneração do administrador, para que você tenha o seu salário mensal e não misture suas contas com as da empresa.

Esse valor deve estar previsto no orçamento, sobre o qual falarei na sequência.

Sob nenhuma hipótese as contas da empresa podem se misturar com as dos sócios.

Caso contrário, os relatórios não apresentarão a realidade dela, mas sim da empresa e do proprietário.

Dificultando a tomada de decisão e a avaliação dos resultados.

Faça também seu planejamento pessoal para saber qual deve ser o valor estabelecido para o pró-labore.

3. Demonstrativo de resultado

O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é gerado mensalmente pelo seu contador.

Nesse relatório, como o nome indica, são demonstrados os valores das receitas, custos e despesas da empresa.

Os valores de receitas e despesas são informados no mês que ocorreram, seja qual for o dia em que foi realizado o pagamento.

Por exemplo, se você comprar R$ 800,00 de material de escritório e parcelar em três vezes, constará R$ 800,00 no DRE.

Com esse relatório, você pode fazer um acompanhamento das receitas e despesas mês a mês e verificar quais sofreram maior variação.

Isso permite realizar uma análise mais detalhada e verificar quais custos aumentaram e devem ser cortados.

4. Entenda os conceitos

Não é vergonha para ninguém admitir que ainda não domina todos os conceitos do dia a dia da empresa, por mais relevantes que ele sejam.

Um empreendedor está sempre aprendendo, pois a necessidade de evoluir é permanente.

Então, vou falar agora da aplicação de três conceitos bem importantes.

Controle de vendas

Com esse instrumento, é possível compreender o desempenho do negócio com relação às vendas, custos dos produtos e lucro obtido com cada item vendido ou serviço prestado.

Com ele, você poderá verificar:

  • O lucro gerado