Como emitir nota fiscal? Tudo o que você precisa saber

Você, trabalhador autônomo, provavelmente já perdeu alguma oportunidade de negócio simplesmente por não poder ou não saber como emitir nota fiscal, não é mesmo?!

Fique tranquilo, isso não acontece só com você!

Muito empreendedores que trabalham na informalidade se identificam com a situação descrita acima.

Com a formalização, você ganha uma vantagem muito importante para fazer o seu pequeno negócio crescer:

a possibilidade de emitir notas fiscais.

Milhares de empreendedores que já optaram pela formalização do CNPJ MEI estão muito à frente quando se pensa na jornada de sucesso de uma empresa.

Se você também quer usar as notas fiscais como uma grande aliada do seu negócio e não sabe como ou tem dúvidas sobre o processo de emissão do documento, continue lendo esse artigo.

Vamos falar dos pontos mais importantes.

Apresentar todas as opções de notas fiscais.

E ainda dar o passo a passo de como emitir nota fiscal e grandes dicas para fazê-lo sem dor de cabeça ou muita burocracia!

  • O MEI deve emitir nota fiscal?
  • Quais os tipos de notas fiscais?
  • Passo a passo para emitir Nota Fiscal Eletrônica
  • Como emitir Nota Fiscal de Prestação de Serviço?
  • Como emitir Nota Fiscal Avulsa?
  • Quais os custos de emissão de Nota Fiscal?
  • Conclusão

O MEI deve emitir Nota Fiscal?

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O MEI deve emitir nota fiscal total vez que fizer uma venda ou prestar serviço para PJ. A grande vantagem é que ao emitir nota fiscal você pode ampliar seu leque de clientes e fazer negócios com grandes empresas que exigem o documento.

Você, empreendedor, que se preocupa com o futuro e desenvolvimento do seu negócio, também tem a recorrente dúvida se entre as responsabilidades do MEI está a obrigatoriedade da emissão de nota fiscal?

Desde 2009, com a introdução da Lei Complementar nº 128, os empreendedores do país têm a opção de regularizar seu trabalho se tornando MEI.

Com a formalização passam a ter o direito de emitir nota fiscal para a prestação de serviços para outras empresas.

Antes de continuarmos, você, MEI, precisa saber que:

  1. De acordo com o a Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional, você não é obrigado a emitir notas quando realizar vendas para pessoas físicas.

Então, se possui um pequeno comércio está dispensado dessa obrigação.

Já que a alíquota do imposto que você paga é fixa, independente do faturamento, desde que fique dentro do limite anual (R$ 60 mil).

  1. Mesmo quando realizar uma venda interestadual – para pessoa física – você não é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica.
  2. Mas se você fizer negócio com outra empresa (pessoa jurídica) deverá emitir notas a cada venda realizada, exceto se esse cliente emitir uma nota fiscal de entrada de produtos.

Dica importante:

Algumas localidades do país não é permitido ao MEI emitir nota fiscal.

Por isso vale checar na Secretaria de Fazenda do seu Estado se é disponibilizada essa opção.

Mas o que é a Nota Fiscal? Por que ela é importante para você?

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A nota fiscal é um documento valioso para você, MEI. Ao emiti-la tem-se um comprovante do serviço prestado e a prova de que está em dia com suas obrigações tributárias. Assim você passa muito mais credibilidade aos clientes.

A nota fiscal é o documento fiscal que comprova os serviços prestados e os produtos vendidos pela sua empresa e regularidade com os tributos devidos ao governo.

A possibilidade de emitir nota fiscal é uma grande conquista.

Ela dá a você a oportunidade de crescer, realizar negócios realmente expressivos com grandes empresas – que exigem a emissão da nota fiscal para a contratação de um serviço ou compra de produtos.

Imagine, por exemplo, que o Fórum de sua cidade esteja a procura de profissionais para reformar um de seus salões.

Por se tratar de um custo pequeno, não será preciso fazer uma licitação.

A administração do Fórum recebe diversos orçamentos.

Mas só serão aceitas as propostas dos profissionais que estiverem formalizados.

Já que será necessário emitir nota fiscal, uma vez que o Fórum precisará da comprovação pública dos gastos.

Se você não for MEI, acaba de perder uma grande oportunidade.

Mas para os microempreendedores essa é mais uma possibilidade de crescimento e posicionamento no mercado!

Agora que já discutimos como a nota fiscal é uma ferramenta preciosa para você, vamos entender as opções disponíveis?

Qual a melhor opção para o seu tipo de negócio?

Quais os tipos de notas fiscais?

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Eletrônica, de papel, avulsa, bloco…. São diversos tipos de notas fiscais disponíveis. Por isso é que aqui falaremos de cada uma delas para que descubra qual é a mais vantajosa para você!

A Nota fiscal não é novidade para ninguém, não é mesmo?

Mas com o avanço tecnológico, acesso a internet e a inclusão digital tornou-se cada vez mais constante  a presença de inúmeras facilidades no nosso dia a dia.

Diversos recursos e processos foram modernizados e o meio digital conquistou o seu espaço.

E seguindo as tendências trouxe mudanças também para as tradicionais notas fiscais.

Em outubro de 2005, foi aprovado o Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

Conquista que trouxe benefícios a todos os envolvidos em uma venda ou prestação de serviço: cliente, empreendedor e até a administração pública.

O sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas tem o objetivo de simplificar a administração tributária do Brasil.

Já que todo o processo é digital e sua impressão só é feita para dar ao cliente um comprovante.

Enquanto com a nota de papel era preenchida, manualmente, em três vias – sendo uma para a empresa, uma para o cliente e outra para o governo.

De acordo com Ministério da Fazenda a intenção é substituir totalmente a emissão das notas fiscais de papel pelas eletrônicas.

Mas enquanto isso não acontece, você, MEI, pode emitir qualquer uma delas.

Conheça as principais opções de notas fiscais disponíveis hoje

Uma delas, com certeza, melhor encaixa ao modelo do seu negócio:

  • Nota Fiscal Avulsa Eletrônica:  para usá-la é necessário solicitar à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) – em alguns estados, nem todos possuem esse tipo de nota, pode ser feito gratuitamente pela internet.
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): o MEI não é obrigado a emiti-la, mas se desejar precisará cumprir os mesmos requisitos de uma empresa que não é MEI. Deverá solicitar um certificado digital e ter um emissor de nota fiscal. Se você quer saber como emitir a nota fiscal eletrônica continue lendo esse artigo, conversaremos sobre isso no próximo tópico.
  • Nota Fiscal Avulsa: é a mais simples, porém não é usada em todos os estados. Você precisará fazer uma solicitação à Secretaria da Fazenda do Estado ou município. Em alguns estado o pedido pode ser feito pela internet.
  • Nota Fiscal de Venda a Consumidor: é a tradicional nota do talão de notas, impresso em gráfica, utilizada para venda de produtos.Depende da Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) e deve seguir as normas para a impressão do talão.
  • Nota Fiscal de Entrada: É usada para formalizar a compra de produtos sem nota fiscal. Você, MEI, deve emitir uma nota em seu próprio talão de notas, com seus dados no campo do destinatário, detalhando a entrada de mercadorias adquiridas sem comprovantes.

Apesar de muito simples e fácil, muitos microempreendedores individuais têm dúvidas sobre como emitir uma nota fiscal.

Se você é um deles continue lendo esse artigo e aprenda o passo a passo de como emitir nota fiscal e vamos falar de outras questões fundamentais!

Passo a passo para emitir Nota Fiscal Eletrônica – NFe

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Optar por um software emissor de notas fiscais pode ser a solução mais fácil, prática e econômica para o seu negócio. Vale a pena pesquisar!

A Nota Fiscal eletrônica é um documento emitido e armazenado digitalmente.

Ao optar pelo seu uso, você pode ter uma significativa redução nos seus custos de impressão e armazenagem de documentos físicos.

Além de mais agilidades nos processos e ainda:

  •         Aumento da confiança e credibilidade de seus clientes.
  •         Novas possibilidades de negócios.
  •         Redução dos seus custos de impressão e compra de papel.
  •         Maior controle fiscal
  •        Menor impacto ambiental
  •        Mais praticidade e rapidez

Quando pensamos na rotina corrida do microempreendedor individual, fica fácil afirmar que optar pela emissão da NF-e é escolher ganhar tempo e agregar eficiência e profissionalismo ao seu negócio.

Como já falamos inicialmente, você sendo MEI pode emitir Nota Fiscal Eletrônica, mas não é obrigado.

Se optar por usá-la deverá seguir as mesmas regras que são impostas aos outros empreendedores.

Mas como emitir a nota fiscal eletrônica?

Acompanhe o passo a passo rápido de como emitir nota fiscal eletrônica:

  1. Adquira um certificado digital: em uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP) você conseguirá obter o seu certificado digital, que nada mais é que uma senha digital que comprova eu foi a sua microempresa que emitiu a nota;
  2.    Faça seu credenciamento na Secretaria da Fazenda:  cadastre-se na SEF da cidade em que sua empresa está localizada para que possa emitir a nota fiscal eletrônica. A princípio, quando for escolher sua modalidade de credenciamento, selecione a opção Em homologação. Assim você poderá testar como funciona o processo e até que esteja pronto para realmente emiti-las, aí é só alterar a modalidade para Em produção.
  3. Utilize um software emissor de NF-e: Alguns estados oferecem o download gratuito do sistema para emissão de boletos no site da SEF, no entanto você pode optar por softwares pagos, existem diferentes opções disponíveis no mercado.

Depois de seguir esses passos  de como emitir nota fiscal eletrônica você já poderá fazê-lo da seguinte forma:

  • Por meio do Certificado Digital – A1 ou A3 – você vai validar a NF-e.
  • Feito isso, ela será enviada a SEFA, que poderá autorizar ou não a emissão da nota.
  • Sendo autorizado é gerado o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica – DANFE.
  • No DANFE estarão as informações principais da NF-e e a chave de acesso para verificação da nota na internet.

Um lembrete muito importante é que a Nota Fiscal Eletrônica substitui apenas o modelo A1 /1 de Nota Fiscal, que comprova as transações comerciais entre pessoas jurídicas.

Fique atento! Em nenhum caso a Nota Fiscal Eletrônica substitui a Nota Fiscal do Consumidor ou o Cupom Fiscal.

Como emitir nota fiscal de prestação de serviços?

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Mais tradicional das opções, a nota fiscal de prestação de serviços é aquela do bloquinho de papel que você solicita a confecção na gráfica.

Se as informações sobre a NF-e foram valiosas, mas seu interesse é mesmo na nota de prestação de serviços, aqui também explicação pra você.

A Nota Fiscal de Prestação de Serviço é emitida manualmente por meio do bloco de notas fiscais.

No seu caso – MEI – você irá utilizá-la quando prestar serviço para uma empresa (pessoa jurídica).

Mas como emitir nota fiscal de prestação de serviço?

Não tem segredo, apesar de ser mais trabalhoso do que as NF-e.

Siga estas simples orientações:

  • Você deverá ir à Secretaria de Fazenda do Estado (Vendas e serviços de transporte intermunicipal e interestadual) ou do Município (Prestação Serviços e Serviços de transporte municipal).
  • Solicite a Autorização de Impressão de Documento Fiscal – AIDF.
  • Com a AIDF em mãos, procure uma gráfica para confeccionar os talões (blocos) de Notas Fiscais.
  • Lembre-se que a impressão deve seguir as regras de padronização para esse tipo de documento.

Não tem dificuldades, não é mesmo?!

Apesar de ser uma alternativa menos práticas e econômicas, as notas fiscais de prestação de serviços possuem o mesmo valor jurídico que os outros tipos de notas.

Como emitir Nota Fiscal Avulsa?

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Emite notas esporadicamente? Então a nota fiscal avulsa é a opção para você. Disponível nas versões eletrônica e papel, se diferenciam apenas pela forma de emissão – muito mais prática no meio eletrônico.

Tradicionalmente, a Nota Fiscal Avulsa é aquela adquirida em papelaria e que você preenche manualmente os dados necessários.

No entanto, graças à modernidade e tecnologia, já é possível que você emita a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica – NFA-e.

É a forma eletrônica e gratuita para o MEI emitir a nota fiscal avulsa, no entanto nem todos os estados disponibilizam esse tipo de nota.

Como emitir a nota fiscal avulsa eletrônica? Procure a Secretaria da Fazenda do seu estado e faça a solicitação.

Mais uma vez, a nossa dica é que você verifique na Sefaz do seu estado se essa opção de Nota Fiscal é oferecida.

Caso seja, não se esqueça de certificar quais são os documentos necessários.

Assim você evita o retrabalho de ir duas vezes ao órgão público, já que são localidades em que é possível fazer o cadastro totalmente online.

Epa!!!Deu um nó na cabeça agora? Está parecendo que a NF-e e a NFA-e são a mesma coisa? Calma!

Entenda a diferença:

Basicamente, as duas notas são iguais.

O que muda é que no caso da Nota Fiscal Avulsa Eletrônica, você não precisará usar um emissor próprio de notas fiscais eletrônicas.

Basta fazer a solicitação de cada nota no site da Secretaria de Fazenda do seu Estado.

A NFA-e é uma excelente solução para você, caso ainda não tenha a autorização para imprimir os documentos fiscais ou algum software de emissão de nota.

Pois você elimina a papelada do talão de notas, mas também não tem que lidar com a burocracia para obter seu Certificado Digital.

As vantagens de usar a nota fiscal avulsa eletrônica são:

  • Menos tempo, menor custo e maior organização, pois, com o processo informatizado, a nota fiscal é emitida e autorizada de forma completamente eletrônica.
  • Menos erros e retrabalho, porque você digita as informações e poderá importar diversos dados, sem precisar inseri-los toda a vez que for emitir uma nota.
  • Maior confiabilidade, porque o sistema de nota fiscal eletrônica já é amplamente testado e aceito no Brasil inteiro.

Mas se você é um empreendedor que precisará fazer o processo de emissão de NFA-e algumas vezes ao dia, então não recomendamos esse tipo de documento fiscal para você.

Essa repetição do processo, poderá fazer com que você perca muitos minutos do seu tempo precioso!

Nossa dica? Avalie novamente as opções de Notas Fiscais e veja qual vai melhor atender às suas necessidades!

Depois disso, você já estará pronto para fazer negócios com outras empresas!

Quais os custos de emissão de nota fiscal?

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Nessa hora, mais do que se preocupar com quanto vai custar para o seu bolso emitir nota fiscal, é importante analisar o custo-benefício. Afinal, a economia do seu precioso tempo – proporcionada por algumas ferramentas – pode valer muito!

E como se não bastassem todos os benefícios apresentados para você ao longo do artigo, agora vamos falar de um que vai agradar o seu bolso!

Atualmente a emissão de nota, no caso da eletrônica, é gratuita.

O governo disponibiliza um sistema gratuito de emissão de nota fiscal para os empreendedores.

Basta entrar no site da Secretaria da Fazenda do seu estado, baixar e começar a usar.

Tudo o que você precisará será de internet e computador, tablet ou smartphone – compatível com software.

Nada de burocracias ou de perder horas do seu dia – que poderiam ser usadas para cuidar do seu negócio – indo até o órgão responsável pela emissão e nada de custos para isso.

Parece até sonho, né?! Se quiser viver esse sonho de forma gratuita, então é melhor se apressar!

Extinção do emissor gratuito

De acordo com matéria publicada no site da Revista Exame, em dezembro deste ano, a partir de janeiro de 2017, o programa será descontinuado e não serão desenvolvidas novas versões ou permitido o download.

Assim, como solução você terá que adquirir uma das opções pagas, oferecidas no mercado.

Disponibilizado desde 2006, aplicativo gratuito da Sefaz – pouco prático – não era muito  recomendado para empresas que tiram um volume elevado de notas.

Uma vez que era possível salvar dados já preenchidos, ocasionando um grande retrabalho para o empreendedor.

Combinado às limitações que o programa apresentava, a Secretaria de Estado de Fazenda identificou que 92,2% do volume de NF-e emitidos eram tirados por soluções própria.

A identificou desse contexto levou a decisão de indisponibilizar o programa.

No entanto, se você já tiver ferramenta instalada ela continuará a funcionar.

Mas caso tenha mudança de regras na validação de NF-e, seu uso ficará comprometido.

O lado bom dessa mudança?

Você poderá optar por ferramentas que oferecem mais que a emissão das notas – como é o caso do software da Sefaz.

Ter melhor  controle fiscal do seu negócio, otimizar seu tempo com a ajuda de sistemas eficientes, armazenar e fazer a gestão das notas.

Mas se mesmo assim, você está interessado em instalar o emissor gratuito – ainda dá tempo – veja abaixo como fazer:

1 – Acesse o site Nota Fiscal Eletrônica

2 – Selecione a opção “Versão de Produção”

3-  Após a instalação do programa, clique na opção “Run” ou “Executar”

4 – Ao abrir o programa, pode ser apresentada uma tela de atualização automática.

Caso esteja conectado à internet, clique em “OK“; caso contrário, clique em “Cancel” (ou “Cancelar”).

Se você ainda tiver alguma dúvida técnica em relação ao sistema, o Site da Nota Fiscal Eletrônica disponibilizou o Manual do Emissor.

Basta você clicar aqui, selecionar a penúltima opção da página e se informar.

Ferramentas e aplicativos que ajudam na emissão de nota fiscal

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Para todas as necessidades e bolsos, o mercado disponibiliza hoje em dia uma grande variedade de ferramentas online para você emitir nota fiscal. A boa notícia é que muitas delas oferecem  serviços adicionais que auxiliam na gestão do negócio.

Com a extinção do software gratuito do governo para emissão de NF-e você terá que mexer com o seu bolso.

A boa notícia é que o mercado está cheio de opções que atendem a todos os bolsos e necessidades.

Tem aquelas que você acessa pelo computador, outras que estão disponíveis também para smartphones e tablets.

Umas com ferramentas básicas e outras que oferecem uma gestão completa.

Por isso, nossa sugestão é que você pesquise todas as opções disponíveis.

Entenda qual apresenta melhor custo-benefício e quais ferramentas podem agregar mais vantagens para o seu negócio.

Na hora de optar por uma ferramenta, nossa dica é que você leve 4 pontos em consideração:

1-  Busque referências do Sistema Emissor.

Conhece alguma empresa que usa?O que está sendo dito sobre ele na internet?

2- Certifique se o fornecedor do Sistema Emissor é cadastrado no SEFAZ do seu estado.

3-  Dê preferência por Sistemas que você pode testar antes de ter que pagar.

4-  Se ele oferece suporte, teste para ver se atende as suas demandas.

Escolher uma ferramenta realmente boa não é nenhuma frescura e sim uma alternativa para agilizar os processos do seu negócio.

Para que você tenha mais tempo para se concentrar na gestão, planejamento e sucesso do seu negócio.

Uma das grandes soluções apresentadas pelo mercado é a conta.MOBI.

Conheça a conta.MOBI

A conta digital oferece um aparato completo para ajudar microempreendedores terem maior controle das finanças.

O aplicativo não realiza a emissão da nota fiscal, que no caso do MEI só é obrigado emitir quando vender para empresas.

Mas ele fornece um recibo de pagamento completo que traz toda a descrição dos produtos ou serviços realizados.

Assim como os dados da sua empresa e do cliente.

Você pode encaminhar esse documento para os clientes.

Além de comprovar a compra, ele é uma prova do profissionalismo e credibilidade do seu negócio.

Outra possibilidade oferecida pela conta digital é a de se conectar gratuitamente a um contador para esclarecer dúvidas.

Por meio dessa ferramenta você pode, por exemplo, receber orientações referentes à emissores de nota fiscal e outras questões do seu negócio.

Diversidade de soluções

Além dessas ferramentas, a conta.MOBI ainda oferece os serviços básicos como:

  • Consulta a saldo
  • Emissão de boleto
  • Pagamento de conta online
  • Transferências
  • Controle de gastos e ganhos

São muitas as funcionalidades que a conta.MOBI oferece ao microempreendedor individual.

Para você que é MEI, é uma boa pedida e vale a pena experimentar.

Principalmente porque no primeiro mês você é isento de mensalidade.

O aplicativo da conta.MOBI está disponível em versões para Android e IOs.

Para usar, basta baixar o aplicativo e solicitar a conta.

Todo o processo é online e em poucos minutos a conta já pode ser usada.

Conclusão

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Se estava receoso sobre emitir a nota fiscal, saiba que você, MEI só sai ganhando. Lançar mão desse documento é abrir o leque para novas oportunidades de negócio e, consequentemente, fazer sua empresa crescer.

Milhares de MEIs já comprovaram que emitir nota fiscal possibilitou o crescimento de seus negócios.

Segundo dados do IBGE, os Microempreendedores Individuais formalizados tem faturamento mensal de 27% a 102% maior do que os empreendedores não cadastrados.

Sabe por qual motivo isso acontece?

Porque o empreendedor formalizado pode emitir notas fiscais.

O que amplia seu mercado permitindo que faça vendas ou preste serviço para outras empresas.

Se você também deseja fazer seu negócio crescer e se profissionalizar, já sabe!

Formalize seu CNPJ MEI – se ainda não é MEI – e faça a sua conta.MOBI!

Diariamente milhares de empreendedores têm recebido auxílio para seus negócios.

Comece a fazer seu negócio prosperar, clicando aqui!

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